Règlement intérieur

Préambule :

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               Le présent règlement intérieur a pour but de fixer les modalités d’organisation et de fonctionnement du Photo-Club Lannemezanais, ainsi que les droits et les devoirs de ses membres. Ses modalités d’élaboration sont précisées dans les statuts de l’association.  

 

Article 1 : Cotisations

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             La  saison photographique du Photo-club Lannemezanais s’étend sur une année, du 1er septembre à la fin du mois d’août de l'année suivante.

               La cotisation annuelle est familiale (conjoint-e, enfants mineurs). Son montant est proposé chaque année par le conseil d'administration et validé par l'assemblée générale ordinaire. Elle est réduite de 50% pour les mineurs, s’ils sont adhérents individuels. Dans ce cas, une autorisation parentale annuelle est exigée. 

           Pour le nouveau membre, adhérant en cours de saison, le montant de sa cotisation de première année est calculé au prorata des mois restants de la saison concernée.  Les cotisations sont exigibles à l’issue de l'assemblée générale, au plus tard au cours du mois suivant celle-ci. Le Trésorier est chargé de leur recouvrement.    

 

Article 2 : Administration

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           Comme prévu dans ses statuts, le Photo-Club est géré par un conseil d'administration de neuf membres au moins, élus pour trois ans, renouvelable par tiers chaque année. Pour compléter et renforcer le conseil d'administration, des délégations particulières sont instaurées en fonction des besoins et nécessités du moment. Ces délégations sont éventuellement renouvelables chaque année.

                                  

 

Article  3 : Achats du matériel

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              Le Président ou son délégué supervisent les achats du photo-club. Tout achat supérieur à 50 € sera réalisé avec l’aval du conseil d’administration et après avis technique éventuel des délégués concernés. Les achats des fournitures consommables habituelles, gérés par le Trésorier et un V/président, ne sont pas soumis à cet aval.

 

Article 4 : Assemblée générale ordinaire

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               L'assemblée générale ordinaire se tient chaque année, de préférence le 2ème mardi du mois de décembre.

Sa convocation, comprenant son ordre du jour statutaire détaillé, sera adressée par courrier informatique (ou par courrier postal sur demande exprès) à chaque adhérent ou famille d’adhérents, deux semaines avant la date de la dite assemblée.

 

Article 5 : Séances régulières et séances complémentaires

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              Les  réunions dites régulières sont bimensuelles, à savoir  les soirs des 2ème et 4ème mardis de chaque mois, à partir de 20H45.  (excepté pour les mois de juillet et d’août). Certaines dates peuvent être adaptées en fonction des circonstances et modifiées après accord du bureau. Un planning de réunion, précisant les dates retenues et les éventuels thèmes programmés, est affiché au local et sa copie est circularisée aux adhérents par courrier électronique. En dehors de ces réunions régulières, toute autre séance proposée par un animateur volontaire, doit impérativement être inscrite sur le planning  général (date et thème), après accord du président ou de l’un des v/présidents. L’information en sera alors circularisée par message électronique.  Au cours des séances de visionnage, et pour en conserver tout l’intérêt général, chaque membre pourra présenter un maximum de cinq clichés qu’il sera amené à commenter auprès de l’assistance. Dans tous les cas, chaque intervention se devra d’être suffisamment concise et constructive pour en garder son caractère attractif, voire instructif.    

 

Article 6 : Moyens d'action

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                Liste non exhaustive du  matériel mis à disposition des adhérents du photo-club à jour de leur cotisation :

      -    Chaîne graphique : PC, sonde de calibrage d’écran, imprimante, papiers, encres,...

      -    Studio de prises de vues (utilisation exclusive au local),

      -    Bibliothèque artistique et technique, revues,

      -    Matériel de découpe, passe partout, cartons divers, etc…

     -     Cadres pour exposition (voir article 10).

 

Article 7 : Apports techniques

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         Il appartient à chacun des membres du Photo-Club de faire partager amicalement et bénévolement ses connaissances et compétences photographiques au sein du club.

 

Article 8 : Expositions collectives

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          L’un des buts de l’association est de réaliser ou de favoriser la réalisation d’expositions photographiques collectives des productions de ses membres. Les modalités de ces manifestations (thèmes, lieux, dates, etc,…) sont fixés par le bureau, après propositions et avis des adhérents souhaitant y participer. Dans le cas de ventes de photographies aux visiteurs, la trésorerie du photo-club encaissera le montant de ces ventes et le reversera, déduction faite des frais éventuels, aux auteurs concernés.  Le droit de propriété est applicable à tous les clichés des membres du club.  Aucune photographie ne peut être tirée, retirée, utilisée, diffusée et a fortiori commercialisée par un tiers sans l’accord formel des auteurs.

 

Article 9 : Sorties « club »

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            Les sorties collectives proposées à ses membres par le photo-club se font sous l’entière responsabilité de chacun des participants. Le club en général, et ses administrateurs en tant que tels plus particulièrement, ne pourront en aucun cas être tenus responsables en totalité ou en partie des incidents ou accidents matériels ou corporels qui pourraient survenir lors de ces activités extérieures.

 

Article 10 : Prêt de matériel d’exposition

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             Si un membre actif souhaite disposer de cadres pour réaliser une exposition photographique personnelle, le photo-club en acceptera le prêt (selon disponibilité du moment) pour la durée de l’exposition, moyennant obligatoirement le dépôt d’un chèque de caution de 20 € par cadre, à remettre au trésorier, à valoir sur d’éventuelles détériorations ou disparitions de tout ou partie du matériel prêté. Les détails du prêt seront consignés sur le registre dédié.

 

Article 11 : Conditions d'utilisation des installations

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              Tout membre actif souhaitant utiliser les installations et le matériel du club doit être correctement informé de son utilisation directe (pratique et mode d'emploi) et indirecte (registre d'inscription des travaux, paiement par chèque des tirages, etc…). En ce qui concerne la bibliothèque, l'emprunt d'ouvrage devra se faire auprès de l'archiviste ou à défaut d’un membre du bureau. L’emprunt sera consigné sur le registre prévu à cet effet. Le prêt ne pourra excéder deux semaines (restitution à la séance régulière suivante).

 

Article 12 : Accès au local du club

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                 Son accès est réservé aux adhérents actifs, à jour de leur cotisation. Les adhérents mineurs, dument autorisés par un parent ou tuteur, ne peuvent accéder au local et utiliser les installations et matériels sans être accompagnés d’un adulte délégué. Tous les matériels devront être rangés et remis dans leur état initial à la fin de chaque utilisation. En dehors des séances « régulières » et pour des séances complémentaires, collectives ou individuelles, tout utilisateur doit obligatoirement inscrire sur le registre d’activité : son nom, la date, les heures d'arrivée et de départ lors de son passage, l'activité exercée, sans oublier de noter les éventuelles anomalies constatées. En cas de dysfonctionnement d'un des matériels ou d’anomalie quelconque, contacter sans tarder un responsable administratif (voir article 13) pour l’en informer afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires.

 

Article 13 : Mise à disposition des clés

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Les détenteurs des clés du local sont :

Philippe RAISON, président                    

Jean Claude LAYUS, v/pdt                      

Paul PECHEUR, V/pdt                              

Raymond SPRINGINSFELD, v/pdt           

Roger REULET, trésorier                          

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Une clé, dite « navette »,  est mise temporairement à  la disposition  des formateurs ou des utilisateurs ponctuels de la salle. Elle devra être restituée sans tarder.

 

Article 14 : Respect des lieux - Destination du matériel

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                   Le Photo Club a en charge l’entretien courant du local, mis à sa disposition par la municipalité de Lannemezan (suivant convention réciproque signée en 2012).

Pour cela, chaque utilisateur se doit :

• de laisser les diverses pièces et annexes du local en parfait état avant de quitter les lieux,

• de veiller à vider les corbeilles à papier dans le conteneur extérieur,

• de veiller à minimiser la consommation électrique,

• de ne pas fumer dans le local.

                   Le matériel du Photo Club est uniquement réservé à un usage « amateur » de la part  de ses membres. Aucune utilisation à but professionnel, lucrative ou non, n’est autorisée.

 

 

                 Ce Règlement Intérieur, composé de quatorze articles, annule et remplace les versions précédentes.  Il a été statutairement approuvé le 3 janvier 2017.

 

                       Pour le conseil d'administration et par délégation,   

                    Le Président, Philippe RAISON